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8강. 노션 양식으로 고객정보 수집·응답 자동화하기

노션으로 고객 정보를 효율적으로 수집하고 관리하는 방법은? 노션의 '양식' 기능을 활용하여 고객 신청 폼을 만들고, 이 양식은 데이터베이스 페이지와 연동되어 고객 정보 수집부터 자동화된 이메일 발송, 데이터 분석까지 한 번에 처리할 수 있습니다.

1. 노션 양식으로 고객 정보 수집하기

노션의 양식 기능을 활용하면 고객 정보를 효율적으로 수집하고 관리할 수 있으며, 이는 데이터베이스 페이지와 연동되어 작동한다.

1.1. 노션 양식 생성 방법

  1. 새 페이지에서 양식 생성
    1. 노션에서 새로운 페이지를 클릭한다.
    2. 빈 페이지 하단에 있는 '양식' 버튼을 클릭하면 새 양식 폼이 생성된다.
  1. 기존 페이지에 양식 블록 추가
    1. 기존에 만들어둔 이벤트 페이지 등 원하는 페이지에서 슬래시(/)를 입력한다.
    2. '양식'을 검색하여 블록을 불러오면 해당 페이지 내에 양식을 만들 수 있다.
  1. 양식의 본질: 데이터베이스 페이지
    1. 노션에는 일반 페이지와 데이터베이스 페이지 두 종류가 있다.
    2. 양식은 데이터베이스 페이지의 한 기능으로, 수집된 정보가 데이터베이스 형태로 저장된다.
    3. 생성된 양식은 '페이지로 전환'하거나 '인라인 데이터베이스로 전환'하여 독립 페이지 또는 현재 페이지 내 요소로 활용할 수 있다.

1.2. 양식 내용 구성하기

  1. 양식 제목 설정
    1. 페이지 제목은 양식 페이지 자체의 제목이다.
    2. 양식 제목은 고객에게 보여지는 제목으로, 고객 입장에서 명확하게 작성한다.
        • 예시: "노션 블로그 오픈 특강 신청서"
  1. 양식 디자인 및 설명 추가
    1. 양식 상단에 커버 이미지를 추가하여 시각적으로 꾸밀 수 있다.
    2. 양식 설명란에 특강 개요, 중요 포인트, 일정 등 상세 정보를 입력한다.
  1. 고객 정보 항목 추가
    1. 필수 정보 항목을 추가한다.
        • 이름: 고객이 남긴 정보가 저장될 페이지의 제목이 되므로, 이름으로 설정하는 것이 효율적이다.
        • 연락처: 전화번호 유형으로 설정한다.
        • 이메일: 이메일 유형으로 설정한다.
    2. 옵션 항목을 추가하여 고객의 선택을 받는다.
        • 예시: "참석 유형" (실시간 참석, 녹화본 참석)
        • 필수 선택 여부를 설정할 수 있어, 고객이 해당 항목을 반드시 선택하도록 유도한다.
        • 설명을 추가하여 항목에 대한 추가 안내를 제공할 수 있다.
        • 최대 선택 항목 수를 설정하여 고객이 선택할 수 있는 옵션의 개수를 제한할 수 있다.
    3. 기타 문의 사항 등 자유로운 텍스트 입력이 필요한 항목은 텍스트 유형으로 추가한다.

1.3. 양식 응답 및 데이터베이스 연동

  1. 자동 데이터베이스 생성
    1. 양식을 만들면 '응답' 탭에 자동으로 데이터베이스가 생성된다.
    2. 고객이 양식을 작성하고 제출할 때마다 해당 데이터베이스에 새로운 정보가 자동으로 추가된다.
  1. 구글 폼과 유사한 기능
    1. 이는 구글 폼이 구글 엑셀과 자동으로 연결되어 정보가 수집되는 것과 유사한 개념이다.

2. 노션 양식 공유, 관리 및 자동화 활용

노션 양식은 외부 공유를 통해 고객 정보를 수집하고, 수집된 데이터를 효율적으로 관리하며, 자동화 기능을 활용하여 고객과의 소통을 간소화할 수 있다.

2.1. 양식 공유 및 활용

  1. 양식 미리보기
    1. 양식 작성 후 '미리보기' 버튼을 클릭하여 고객에게 어떻게 보여질지 확인할 수 있다.
  1. 외부 공유 설정
    1. 기본적으로 양식은 '초대된 멤버만 작성 가능'으로 설정되어 있다.
    2. 외부 고객이 양식을 작성할 수 있도록 '양식 공유' 버튼을 클릭한다.
    3. '작성 가능한 사용자' 설정을 '링크가 있는 웹의 모든 사용자'로 변경한다.
    4. '노션 브랜딩'을 꺼서 불필요한 노션 로고 노출을 방지한다.
    5. '폼 링크 복사하기'를 통해 생성된 링크를 공유한다.
  1. 고객 정보 입력 및 확인
    1. 공유된 링크를 통해 고객이 양식에 정보를 입력하고 '제출'하면 데이터베이스에 자동으로 기록된다.
    2. '응답' 탭에서 수집된 고객 정보를 확인할 수 있으며, 불필요한 항목은 숨기기 처리할 수 있다.
  1. 사본 보내기 기능
    1. '사본 보내기' 기능은 기본 설정으로 제공된다.
    2. 고객이 입력한 이메일 주소로 작성된 정보의 사본이 자동으로 발송되어, 고객이 자신의 정보가 제대로 입력되었는지 확인할 수 있도록 돕는다.
  1. 일반 페이지 내 양식 삽입 (임베드)
    1. 일반 페이지에 양식 블록을 직접 추가하면, 해당 페이지를 공유했을 때 양식 작성기 및 응답 데이터베이스가 노출되어 보안상 문제가 발생할 수 있다.
    2. 따라서, 양식은 별도의 페이지로 공유해야 한다.
    3. 일반 페이지 내에서 양식을 사용하고 싶을 때는 '폼 링크 복사'한 주소를 일반 페이지에 붙여넣어 '임베드(Embed)' 방식으로 삽입해야 한다.
    4. 이렇게 하면 고객은 일반 페이지 내에서 양식을 직접 작성할 수 있으며, 원본 데이터베이스는 별도로 관리된다.